Schön langsam spricht es sich herum. E-Mails müssen archiviert werden. Sind sie doch Dokumente, wie eben eine per Post erhaltene Rechnung oder auch eine Bestellung in Papierform. Aus diesem Grunde überprüfen die Finanzämter im Zuge einer erweiterten Prüfung auch die E-Mails welche in bestimmter Form archiviert worden sein müssen.
Rechtssicher und GoBD-konform
Die Rechtslage für Unternehmen in Deutschland ist eindeutig: Es reicht NICHT aus, die Mails auf einer extra Festplatte oder mit einer Weiterleitung zu sichern um alle gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen. Spätestens bei einer erweiterten Kontrolle des Finanzamtes kann es ihnen passieren, dass Sie sämtliche, UST-Vorauszahlungen nicht anerkannt bekommen und somit viel Geld nachzahlen müssen.
Mit der E-Mail-Archivierung von Wickles Webdesign können Sie alle Ihre E-Mails und deren Anhängen sicher nach den gesetzlichen Vorgaben der GoBD zu archivieren. Und dabei merken sie das ganze nicht einmal - sie können arbeiten wie gewohnt.
Revisionssicher und manipulationssicher
Mit unserer E-Mail-Archivierung erfüllen Sie die gesetzlich verpflichtenden Kriterien der Revisionssicherheit: Alle E-Mails werden im Originalzustand an einem zentralen Ort in einem unserer deutschen Rechenzentren archiviert und sind unveränderbar.
Archivierung >= Backup:
Haben Sie versehentlich eine E-Mail gelöscht, ist sie trotzdem im Archiv verfügbar und kann somit wieder hergestellt werden. Das Löschen einzelner E-Mails aus dem Archiv kann lediglich von einem von Ihnen bevollmächtigten Datenschutzbeauftragten erfolgen. Der Zugriff wird dabei protokolliert.
Hier eines Zusammenstellung von häufig anzutreffenden Irrtümern
1: Für die Steuer sind lediglich die Rechnungen wichtig. Alles andere muss nicht archiviert werden.
Sie müssen alle geschäftsrelevanten Prozesse 6-10 Jahre archivieren. Dazu gehören also unter anderem:
- Rechnungen
- Angebotsanfragen
- Auftragserteilung
- Rückabwicklung
2: Es reicht, die wichtigsten E-Mails auszudrucken und aufzuheben.
Natürlich drucken wir oft unsere Rechnungen auch aus um sie z.B. dem Steuerberater zur Buchung zu reichen. Aber: ausdrucken bedeutet, eine Kopie anzufertigen. Nach GoBD dürfen jedoch nur nur Originalformate verwendet werden, die nicht verändert wurden. Das Original, welches digital versandt wurde ist das Original und somit ist die E-Mail im Original aufzubewahren.
3: Kleine Unternehmen benötigen keine E-Mail-Archivierung, die Pflicht gilt nur für richtig große Firmen.
Das ist leider nicht so, denn die Aufbewahrungspflicht ist an keine bestimmte Unternehmensgröße gebunden. Auch kleinste Unternehmen unterliegen dieser Verwaltungsvorschrift. Alsoa alle Unternehmen mit Gewinnerzielungsabsicht unterliegen den GoBD und können bei Nichteinhaltung eine Verletzung der Buchhaltungspflicht riskieren.
4: Backups decken die Archivierung mit ab.
Klassischer Weise ein Backup nur zu bestimmten Zeiten ausgeführt - idealerweise täglich. Das bedeutet, dass alle Mails, die in der Zwischenzeit verändert, hinzugefügt oder gelöscht wurden, nicht im Backup enthalten sind. Ein Backup ist zwar durchaus ratsam - reicht aber keinesfalls aus um rechtssicherheit zu erlangen
5. DSGVO und Archivierungspflicht passen nicht zusammen
Sie können einen Datenschutzbeauftragten autorisieren, bestimmte Mails aus dem Archiv zu löschen. Dies wird insbesondere nach Wegfall des Erhebungszweckes der Daten, nach Ablauf der in der Datenschutzerklärung genannten Speicherfrist, oder bei explizitem Löschungswunsch des Absenders relevant. Ausgeklügelte Filter und Logarythmen unterstützen ihn dabei.
Wickles Webdesign bietet Ihnen in Zusammenarbeit mit der Webhoster.ag