Ab 01.01.25 ist jedes Unternehmen in Deutschland verpflichtet, E-Rechnungen anzunehmen. Gründe für die Einführung sind:
- Effizienzsteigerung für Unternehmen und Verwaltung
- Fehlerreduktion
- Steuerbetrugsbekämpfung
Das bedeutet, es werden vermutlich nur noch Rechnungen per Mail eingehen, und keine Papierrechnungen mehr. Es gibt jedoch Geschäftsvorfälle, die von der E-Rechnung ausgenommen werden.
Was ist die E-Rechnung?
Die E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Sie ist in der Regel so gestaltet, dass sie automatisiert verarbeitet werden kann, ohne dass eine manuelle Eingabe erforderlich ist. In der Europäischen Union gibt es dafür Standards, die insbesondere für den Austausch mit öffentlichen Verwaltungen verbindlich sind.
Es gibt 2 verschiedene Formate:
- ZUGFeRD
Sieht aus wie eine PDF, ist eine PDF, hat nur weitere, maschinenlesbare, Inhalte. Dieses Format dürfte uns am häufigsten begegnen. Vielleicht setzt es sich auch komplett durch. - XRechnung
Speziell für die Kommunikation mit öffentlichen Verwaltungen in Deutschland entwickelt.
Besteht komplett aus maschinenlesbaren Daten und ist für das menschliche Auge recht ungeeignet. Es werden spezielle Tools benötigt, um hier eine menschenlesbare Rechnung darstellen zu können.
Wann muss ich E-Rechnungen schreiben?
Es gibt verschiedene Szenarien und Schonfristen ab wann E-Rechnungen geschrieben werden müssen. Für die meisten Unternehmen reicht es aktuell (2025) eine PDF zu erstellen. Künftig müssen die Rechnungen aber im passenden Format verfasst werden was mit Ihrem Rechnungsprogramm recht leicht zu bewerkstelligen ist. Informieren Sie sich bei Ihrem Steuerberater. Dieser berät Sie zur Technik und Organisation und nennt Ihnen auch Termine.
Wann muss ich E-Rechnungen annehmen?
Ab 01.01.25 gibt es im B2B keinen Anspruch mehr, Rechnungen in Papierform zu erhalten. Die Rechnung muss als E-Rechnung akzeptiert werden.
Natürlich gibt es hier wie immer Ausnahmen.
Und die Archivierung?
Rechnungen sind nach GOBD im Original aufzubewahren. Das bedeutet, das PDF welches eingeht, ist unverändert zu archivieren. Wir empfehlen, dies in einem extra Postfach zu erledigen. Dies hilft auch bei der Steuererklärung und spart Sucharbeit.
Denkbar wäre ein Postfach mit der Adresse:
Um auch bei einer Steuerprüfung auf der sicheren Seite zu sein (es droht der Verlust der geleisteten Vorsteuer) sollte dieses Postfach einige Besonderheiten aufweisen.
- Unveränderbarkeit
- Lesbarkeit
- Vollständigkeit
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
Das bedeutet, das Postfach muss über eine besondere Technik verfügen. Wir bieten Ihnen solch ein Postfach gerne an. Kein Problem ;-)
Fazit:
Möchten Sie weiterhin mit Ihrem Lexware oder anderen Buchhaltungsprogramm arbeiten, dann empfehlen wir diesen Weg.
Unternehmen online
Unser Steuerberater hat uns auf Unternehmen Online von Datev hingewiesen. Wir halten dies für eine geschickte Lösung vieler aufwändiger Prozesse und als geeigneten Weg, die Buchhaltung zu verschlanken.
Unternehmen Online ist cloudbasiert und bietet einige Funktionen, welche unsere Augen groß werden lassen
- Archiv der Rechnungen (ersetzt o.g. Postfach)
- Papierbelege fotografieren und hochladen und revisionssicher ablegen
- E-Rechnungen verfassen und versenden incl. Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen
- viele weitere Funktionen
Fazit:
Wir werden uns vermutlich für Unternehmen Online entscheiden.
Für was auch immer Sie sich entscheiden - wir sind gerne für Sie da. Sprechen Sie sich auch unbedingt mit Ihrer Steuerberatung ab.
Dieser Artikel ist eine Information für unsere Kundschaft und keine Steuer- oder Rechtsberatung!
Fragen, Wünsche, Anregungen?
Anrufen (WhatsApp) unter 0163 2804787 oder eine Mail an